چگونه ویدئو کنفرانس برگزار کنیم؟

برگزاری ویدئو کنفرانس

چگونه ویدیو کنفرانس برگزار کنیم ؟

برقراری یک ویدئو کنفرانس دیگر یک خبر آینده نگر نیست ، این واقعیت برای بسیاری از مشاغل امروز در سراسر جهان مفید است. تماسهای ویدیویی کارآفرینان و سایر متخصصان را قادر می سازد تا به راحتی در خانه کار کنند ، با همکاران دور دست ، مشتری ها و مدیران به صورت چهره به چهره ملاقات کنند و به سرعت با دفاتر میدانی در هر نقطه  از جهان ارتباط برقرار کنند. مطالعات نشان داده اند که بیش از ۶۰٪ از مدیران موافق هستند که تماس های بستر ویدئو کنفرانس روابط محکمی بین مشارکت کنندگان ایجاد می کند و در مقایسه با تماس های کنفرانس صوتی منجر به برقراری ارتباط بهتری می شود.

در هرجایی از جهان هستید ، یک تماس ویدئو کنفرانس به شما این امکان را می دهد یک جلسه تجاری حضوری و تقریباً در مورد هر کسی داشته باشید ، و به شما در بهبود ارتباطات برای تجارت خود ضمن رفع موانع ناشی از فاصله جغرافیایی ، کمک می کند. فناوری های بستر ویدئو کنفرانس ، نیاز به سفر برای جلسات تجاری را کاهش داده است ، و به صاحبان مشاغل کوچک امکان می دهد تا به طور مؤثرتر همکاری کنند و از جلساتی که قبلاً نتوانسته اند از عهده حضور در آنها برآیند ، استفاده کنند.

اگر در حال فراهم کردن یک بستر ویدئو کنفرانس و برگزار کردن یک کنفرانس ویدئویی هستید و می خواهید یک فضای حرفه ای ایجاد کنید ، در اینجا چند نکته مهم برای حفظ حداقل زمان وجود دارد:

۱

چگونه ویدیو کنفرانس برگزار کنیم ؟

مزایای برگزاری ویدئو کنفرانس در مقابل کنفرانس صوتی

انتخاب یک بستر ویدئو کنفرانس برای جایگزینی صوتی یک اقدام هوشمندانه با چندین مزیت است. در مقایسه با تماس صوتی که در آن فقط صداها شنیده می شود (ملاقات را کمتر شخصی می کند) ، یک تماس تصویری به هر یک از شرکت کنندگان امکان می دهد چهره به چهره ملاقات کرده و با یکدیگر آشنا شوند ، دقیقاً مانند یک جلسه تجاری فیزیکی اما در یک فضای مجازی.

یک بستر ویدئو کنفرانس این امکان را به شرکت کنندگان می دهد که زبان ، ظاهر و محیط اطراف بدن یکدیگر را مشاهده کنند ، از این طریق شانس شما را برای ایجاد یک تأثیر عالی بر افرادی که می خواهند به کار شما اهمیت دهند ، افزایش می دهد.

۲

چگونه ویدیو کنفرانس برگزار کنیم ؟

برگزاری ویدئو کنفرانس - پیوستن در دقایق اولیه جلسه

این که آیا شما تازه وارد هستید یا یک مجری یا شرکت کننده در تماس ویدیویی ، ایده خوبی است که در ابتدای ترین لحظات وارد تماس تصویری خود شوید . حداقل ۱۰ دقیقه قبل از شروع تماس خودتان را آماده کنید ، زیرا مشکلات فنی می تواند برای همه ی ما اتفاق بیفتد. آخرین کاری قبل از هر جلسه  انجام می دهید این است که همه منتظر می مانیم تا رایانه دوباره راه اندازی شود یا میکروفون دوباره شروع به کار کند. پیوستن به موقع به شما شما این امکان را می دهد قبل از موعد تجهیزات خود را آزمایش کنید و اطمینان حاصل کنید که همه چیز آماده است.

۳

چگونه ویدیو کنفرانس برگزار کنیم ؟

برگزاری ویدئو کنفرانس - محیط اطراف خود را بررسی کنید

جایی که می خواهید کنفرانس ویدیویی را برگزار کنید ، می تواند تاثیری برای حضور شرکت کنندگان ایجاد کند  . محیط های درهم و برهم و آشفته از هدف اصلی تماس منحرف می شوند و ممکن است باعث شود شرکت کنندگان تصور کنند که شما بی نظم و آماده نیستید و کارها را درست انجام نمی دهید. سعی کنید حواس پرتی را به حداقل برسانید.  چیزی که به نفع شما خواهد بود ، داشتن مدرک ها و جوایز شرکتی است که در پس زمینه بر روی دیوار نصب شده است. تا می توانید اعتماد به نفس شرکت کنندگان را جلب کنید و جلوه ای از کار خود ایجاد کنید.

برگزاری ویدئو کنفرانس

۴

چگونه ویدیو کنفرانس برگزار کنیم ؟

برگزاری ویدئو کنفرانس - لباس مناسب بپوشید

این اشتباه معمول است که فکر کنید آنچه که شما در یک کنفرانس ویدیویی می پوشید مهم نیست . اما ممکن است از پوشیدن کفش های تمیز و مرتب دور شوید ، به عنوان مثال ، از آنجا که هیچ کس قصد دیدن آنها را ندارد ، باید مطمئن شوید که در دوربین حضور خوبی دارید و مرتب هستید.

آنچه می پوشید تا حد زیادی به نوع تماس شما ، شرکت کنندگان بستگی دارد. به عنوان مثال ، اگر تماس کنفرانسی شما به امید تزریق منابع مالی به کار تجاری شما باشد و با سرمایه گذاران بالقوه باشد تماس دارید ، باید همانطور که به صورت حضوری با آنها ملاقات کنید ، لباس بپوشید.

۵

چگونه ویدیو کنفرانس برگزار کنیم ؟

برگزاری ویدئو کنفرانس - مخاطب خود را فعال نگه دارید

چیزی که باید از آن در هنگام مکالمه ویدیویی خودداری کنید ، سکوت طولانی و عجله است . اگرچه مکثها برای برقراری ارتباط موثر ضروری است و به شنوندگان کمک می کند تا به آنچه گفته می شود ، متصل شوند اما هرگونه سکوت اضافی می تواند تأثیر متضادی داشته باشد.

در صورت لزوم ، مخاطبان خود را در مورد مشکلات فنی خود آگاه سازید.  اگر منتظر آخرین شرکت کننده هستید ، می توانید با گفتگوهای کوچک ، به اشتراک گذاشتن مضوعات و مطالب سرگرم کننده مربوط به کار و یادگیری بیشتر درباره مدارک تحصیلی شرکت کنندگان که در آنجا حضور دارند ، از سکوت های ناخوشایند جلوگیری کنید.

۶

چگونه ویدیو کنفرانس برگزار کنیم ؟

برگزاری ویدئو کنفرانس - از سر و صدا پیش زمینه جلوگیری کنید

هنگامی که از بستر ویدیو کنفرانس استفاده می کنید ، نویز پس زمینه می تواند یک حواس پرتی زیادی ایجاد کند. شما مطمئناً نمی خواهید شرکت کنندگان ناامید شوند ، زیرا آنها در تلاش هستند تا آنچه را که گفته می شود بشنوند. اگر در تماس تلفنی از خانه خود شرکت می کنید ، ایده عاقلانه ای است که از اعضای خانواده بخواهید مدت زمانی تماس خود را در خارج از خانه برگزار کنند.

۷

چگونه ویدیو کنفرانس برگزار کنیم ؟

برگزاری ویدئو کنفرانس - ابتدا یک تماس تلفنی را انجام دهید

وقتی صحبت از فناوری می شود ، کارها خراب می شوند ، بنابراین ایده خوبی است که از قبل یک تماس آزمایشی انجام دهید تا مطمئن شوید که همه چیز به درستی کار می کند.  می توانید این کار را درست قبل از تماس انجام دهید یا اگر می خواهید مطمئن شوید که آمادگی کامل دارید ، شب قبل یا چند ساعت قبل از پیوستن ، تست های خود را اجرا کنید.

یک راه آسان برای این کار این است که قبل از شروع یک تماس ویدیویی غیررسمی با یک دوست ، اقوام یا همکار خود داشته باشید — از آنها بخواهید که درباره کیفیت صدا و فیلم خود بازخورد به شما نظر دهند و در عین حال مطمئن شوید که شنیدن و دیدن آنها نیز خوب است.  آیا محیط اطراف شما بهره وری حرفه ای را منتقل می کند؟

۸

چگونه ویدیو کنفرانس برگزار کنیم ؟

برگزاری ویدئو کنفرانس - نورپردازی را بررسی کنید

از آنجایی که شما برای شرکت کنندگان خود یک تماس ویدیویی زنده ایجاد می کنید ، تصاویر مربوط به تماس شما بیشتر از آنچه متوجه می شوید مهم هستند. اگرچه شما نیازی به روشنایی ندارید ، ایده خوبی است که برخی از چراغ های حلقه ای یا یک نورافکن را تهیه کنید تا به خوبی در قاب دوربین روشن شوید .  این امر نه تنها باعث می شود کل ویدیو برای سایر تماس گیرنده ها دلپذیرتر و آسان تر شود ، بلکه شما حرفه ای تر نیز به نظر می رسید و بدین ترتیب احساس بهتری ایجاد خواهید کرد.

۹

چگونه ویدیو کنفرانس برگزار کنیم ؟

برگزاری ویدئو کنفرانس - هر آنچه را که لازم دارید آماده کنید

در مورد کنفرانس درباره همه مواردی که در مورد بحث صحبت خواهید کرد فکر کنید. آیا آماری برای اشتراک گذاری دارید؟ آیا می توانید برنامه کاری خود را دوباره ترسیم کنید؟ شاید گزارش هایی در مورد پیش بینی های مالی و مخارج فروش داشته باشید و یادداشت هایی برای بررسی داشته باشید. شما نمی خواهید برای پیدا کردن آنچه مورد نیاز هستید ، تماس را به صورت نیمه کاره قطع کنید ، بنابراین مدتی را صرف کنید تا افکار خود را به ترتیب و مستندات خود را که از قبل سازماندهی شده اند ترتیب دهید.

اگر اطلاعات در رایانه یا لپ تاپ شما ذخیره شده است ، بنابراین ایده خوبی است که اسناد را از قبل در پس زمینه باز کنید یا حداقل در یک پوشه با دسترسی آسان روی دسک تاپ خود ذخیره کنید که در صورت لزوم بتوانید سریع به آنها دسترسی پیدا کنید. اسناد کاغذی را در کنار خود در یک پوشه داشته باشید.

۱۰

چگونه ویدیو کنفرانس برگزار کنیم ؟

برگزاری ویدئو کنفرانس - سطح چشم خود را تست کنید

علاوه بر صدا و نور شما ، ایده خوبی است که سطح چشم خود را نیز آزمایش کنید و مطمئن شوید که به درستی در قاب قرار گرفته اید. گرچه ایده آل است که مدرک دانشگاهی یا جوایز شرکت خود را به نمایش بگذارید ، اما آنها نباید تنها تمرکز دوربین باشند بلکه شما باید باشید !

شما نمی خواهید فقط به کنفرانس وصل شوید تا متوجه شوید سایر شرکت کنندگان نمی توانند شما را به درستی ببینند یا اینکه نیمی از صورت شما روی صفحه نمایش قطع شده است. علاوه بر این ، داشتن سطح چشم شما خیلی بالا یا خیلی پایین می تواند ارتباط برقرار کردن موثر با شما را برای مدت کنفرانس برای سایر تماس گیرندگان دشوار کند ، بنابراین بسیار مهم است که قبل از شروع این کار را دوباره بررسی کنید.

۱۱

چگونه ویدیو کنفرانس برگزار کنیم ؟

برگزاری ویدئو کنفرانس - با افراد آشنا شوید

فراموش نکنید که تماس های کنفرانس ویدیویی فقط مربوط به فناوری و بحث در مورد موضوعات مرتبط با تجارت نیست. آنها همچنین می توانند فرصتی عالی برای آشنایی با افراد شرکت کننده در تماس باشند ، به خصوص اگر این افراد هستند که ممکن است تأثیر زیادی بر شرکت شما داشته باشند ، مانند شرکای بالقوه ، سرمایه گذاران ، تأمین کنندگان یا مشتری های بزرگ. از زمانی که  یک کنفرانس ویدئویی با آنها دارید استفاده کنید تا کمی صحبت کنید و شخصاً با آنها آشنا شوید. این می تواند پایه و اساس یک همکاری و روابط قوی با آنها در آینده باشد.

۱۲

چگونه ویدیو کنفرانس برگزار کنیم ؟

برگزاری ویدئو کنفرانس - نرم افزار خوب کنفرانس ویدیویی را انتخاب کنید

در آخر این نکته را بخاطر بسپار که نرم افزاری که برای بستر ویدئو کنفرانس استفاده می کنید می تواند کیفیت و میزان موفقیت تماس شما را ایجاد کرده یا از بین ببرد. اگر قصد دارید از تماس های ویدیویی کنفرانسی به عنوان وسیله ارتباط تجاری استفاده کنید ، سرمایه گذاری در یک بسته نرم افزاری برتر کنفرانس ویدیویی درجه یک منطقی است. این امر با فراهم آوردن تمام ویژگی های مورد نیاز شما جهت برقراری تماس موفق ، به تسهیل یک رابطه کاری قوی و بهبود احساس حرفه ای در تجارت شما کمک می کند.

برگزاری ویدئو کنفرانس

چندین برنامه نرم افزاری وجود دارد که می توانید برای تماس های ویدیویی کنفرانس از آنها استفاده کنید ، اما طیف گسترده ای از گزینه های رایگان نیز وجود دارد که بسته به ویژگی های مختلفی که شما به آن نیاز دارید نیز به خوبی کار می کنند.

از هر نرم افزاری که تصمیم به استفاده دارید ، اطمینان حاصل کنید که آخرین نسخه را بارگیری کرده و از سازگاری آن با سیستم عامل مورد نظر خود اطمینان حاصل کنید. این امر به شما امکان می دهد تا در طول تماس با حداقل وقفه ، یک ویدیویی صاف برقرار کنید.

همچنین می تواند ایده خوبی باشد که از قبل با سایر تماس گیرندگان در تماس باشید تا به آنها بگویید از کدام نرم افزاری استفاده خواهید کرد و اینکه آیا آنها برای دریافت تماس نیاز به بارگیری برنامه دارند. برخی از برنامه های نرم افزاری می توانند در کنار سایر موارد کار کنند ، که اگر تماس گیرنده شما از سیستم عامل و دستگاه های مختلف برای تماس کنفرانسی استفاده می کند ، ممکن است در نظر داشته باشید.

ویدیو کنفرانس اسکایپ

ویدئو کنفرانس بر بستر اسکایپ

در سال ۲۰۰۳ ، هنگامی که می خواستیم  با دوستان و خانواده خود ارتباط شخصی تری برقرار کنیم یک تماس تلفنی ساده برقرار می کردیم و مکاله  چهره به چهره را در خانه  یا محل

بیشتر بدانید »
۰/۵ (۰ Reviews)

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *