آشنایی با کنفرانس و اتاق کنفرانس

کنفرانس
کنفرانس چیست؟ کنفرانس به طور کلی به عنوان یک جلسه چندین نفره برای بحث در مورد یک موضوع خاص شناخته می شود.  یک کنفرانس از نظر اندازه و هدف با سایر جلسه ها متفاوت است ، می توان از این اصطلاح برای پوشش مفهوم کلی از یک جلسه مهم استفاده کرد. یک کنوانسیون بزرگتر از یک کنفرانس است؛ در این گردهمایی نمایندگان چندین گروه با یکدیگر موضوعات مهمی را بررسی می نمایند.

در یک کنفرانس ، ایده های نوآورانه ای مطرح می شود و اطلاعات جدیدی بین متخصصان تبادل می شود. هدف یک کنفرانس می تواند یکی از موارد زیر باشد:

کنفرانس دانشگاهی ، گردهمایی استادان و یا دانشجویان است که در آن یافته ها و تحقیق ها را ارائه می دهند یا یک کارگاه آموزشی برگزار می کنند.
کنفرانس تجاری ، برای افرادی که در یک شرکت یا یک صنعت کار می کنند برگزار می شود. آنها گرد هم می آیند تا درباره روندها و فرصتهای جدید مربوط به تجارت صحبت کنند. یک کنفرانس تجاری در مقیاس بزرگتر برگزار می شود. علاوه بر تجاران ، اعضای عمومی نیز حاضر می شوند که با فروشندگان به بزرگ وارد بحث شوند و ارتباطات جدیدی برقرار کنند.
کنفرانس سنتی متفاوت است ، زیرا از هزینه های بالا ، سلسله مراتب سازمانی از بالا به پایین جلوگیری می کند. همه شرکت کنندگان از موضوع به یک اندازه آگاه هستند و بحث در یک حالت باز قرار دارد. معمولاً بدون سخنران واحدی که این گردهمایی ها برگزار می شوند.

کنفرانس

بیشتر کنفرانس ها دارای یک یا چند سخنران اصلی هستند که سخنرانی اصلی  مطالب ارائه می دهد. این موارد در کنفرانس های دانشگاهی و تجاری مشترک است. سخنرانان برگزیده شخصیت های برجسته در زمینه های مرتبط هستند و منظور از حضور آنها برای جذب افراد بیشتر برای حضور در همایش است. انواع مختلف کنفرانس وجود دارد:

  • کنفرانس یک گردهمایی گاه به گاه است و باید شامل طراوت و سرگرمی باشد.

  • سمینار برای بحث در مورد یک موضوع خاص برگزار می شود. آنها معمولاً از نظر ماهیت آموزشی هستند و انتظار می رود از شرکت کنندگان در پایان سمینار دانش یا مهارت های جدید کسب کنند.

  • یک کنفرانس ، یک اجتماع برای تبادل افکار و عقاید در مورد یک موضوع خاص است که معمولاً سیاسی یا تجاری است.

نکاتی که باید هنگام برنامه ریزی یک کنفرانس باید در نظر گرفت:

برای اجرای صحیح یک کنفرانس ، یک برنامه ریزی دقیق  باید انجام شود. همه جنبه های مهم کنفرانس باید پوشش داده شود ، بنابراین بهتر است یک چک لیست داشته باشید. برنامه پشتیبان برای رسیدگی به شرایط اضطراری همیشه اجباری است. برنامه ریزی زمانی بهتر انجام می شود که افراد حاضر در سالن کنفرانس شما دارای نقش ها و مسئولیت های تعیین شده هستند.

اولا ، هدف از همایش باید به وضوح درک شود. بودجه باید تعریف شود. باید یک سالن کنفرانس مناسب با تعداد شرکت کنندگان خود در نظر بگیرید. در صورتی که اتاق کنفرانس شما به اندازه کافی بزرگ نیست می توانید از سالن کنفرانس های هتل ها یا مکان های دیگر استفاده کنید. باید در چندین مکان که سالن  کنفرانس مناسبی دارند ، با کمترین قیمت مذاکره کنید.
پس از مشخص شدن تاریخ ، زمان و مکان برگزاری همایش و کنفرانس ، در دسترس بودن کلیه مجریان ، فروشندگان ، شرکت کنندگان و میهمانان ویژه باید تأیید شود. فرم های ثبت نام باید ارسال شود.

نکات انگشت شماری که باید قبل از کنفرانس بررسی شود:

آیا اتصال و Wi-Fi و زیرساختهای فنی برای پشتیبانی از تعداد شرکت کنندگان وجود دارد؟ این شامل امکانات تجهیزات صوتی سالن کنفرانس ، پروژکتور و تجهیزات ارتباطی مانند تلفن ، بلندگو کنفرانس و میکروفون  کنفرانس می باشد.
آیا بسته به آب و هوا و فصل ، ساختمان دارای تهویه هوا یا گرمایش است؟
آیا محل برگزاری از امکانات پذیرایی برخوردار است؟ میان وعده ها و وعده های غذایی لازم خواهد بود و یک اتاق غذاخوری اختصاصی ترجیح داده می شود.
آیا مقدار کافی برای پارکینگ خودرو وجود دارد؟ آیا امنیت در محل وجود دارد؟

چرا داشتن یک سالن کنفرانس الزامی است؟

مطمئناً می توانید جلسه ای را با کارمندان در یک اتاق بزرگ برگزار کنید ، اما آیا شما تضمین می کنید که همه می توانند صدای شما را بشنوند؟ آیا می توانید اطمینان حاصل کنید که آنها به شما توجه می کنند و نه رایانه های آنها؟ وقتی مشتری ها وارد دفتر می شوند ، آیا نمی خواهید آنها را تحت تأثیر قرار داده و آنها را به عنوان بخش مهمی از تجارت خود قرار دهید؟ البته که انجامش میدهید! هنگامی که می خواهید مشتری های خود را خیره کنید ، دفاتر کوچک ، درهم ریخته و مناطق پذیرایی شلوغ ، حواس پرت کننده و جذاب نیستند.

سالن کنفرانس

آیا باید ایده های جدید پروژه را به کارمندان خود ارائه دهید؟ فضای کافی برای نشان دادن اسلایدها ، پوسترها و برای انتقال اطلاعات مربوطه مورد نیاز است. یک کنفرانس کاربردی یا یک اتاق کنفرانس یا یک سالن کنفرانس بزرگ که صرفاً برای یک گروه از افراد تعیین شده است ، به بهترین وجه می تواند به جلسات شما روحیه ببخشد. با داشتن فضای سالن کنفرانس ، همه را می توان به وضوح دید و شنید. گذشته از داشتن فضای ساده ، می خواهید مطمئن شوید که مبلمان مناسب برای کمک به اجرای صحیح جلسات را دارید.

به عنوان تأمین کننده و مجهز کننده سالن کنفرانس ، افراد در مورد اتاقهای جلسات از ما سؤال های متفاوتی می کنند. یکی از متداول ترین سؤالاتی که دریافت می کنیم این است: "آیا بین یک اتاق کنفرانس و یک اتاق جلسات تفاوتی وجود دارد؟"

اتاق جلسات

در همین حال اتاق های جلسات غالباً به اندازه اتاقهایی کوچک هستند که فقط چهار نفر بتوانند در آن قرار بگیرند . به غیر از این تفاوت جزئی در معانی ، اتاق های اجتماعات و اتاق های کنفرانس حتی توسط متخصصانی که از آنها استفاده می کنند قابل متفیر است.

اتاق کنفرانس

معانی یکسان بین “اتاق جلسه” و “اتاق کنفرانس” شاید برای شما این معنی را ایجاد کند که این دو شاید باهم خیلی تفاوتی نداشته باشند، تعریف دوم برای “کنفرانس” افکار شما را تغییر می دهد. به همین دلیل ، ” کنفرانس” تمایل به استفاده در اتاقهای بزرگتر را دارد.
هرچند که هر اتاق کنفرانس قادر به نشستن صدها نفر نیست ، اما آنها تمایل به بزرگتر شدن دارند (غالباً ده ها نفر یا بیشتر). آنها همچنین به طور معمول شامل مؤلفه های AV مانند یک ویدیو پروژکتور ،  نمایشگر لمسی  ، میکروفون کنفرانس دارند تا به برگزاری جلسات کمک کنند.

سالن کنفرانس

سالن کنفرانس برای چه مواردی استفاده می شود؟

اتاق  کنفرانس برای جلسات رسمی یا بزرگ در نظر گرفته شده است. با توجه به اندازه و امکان نشستن افراد ، اغلب اتاق کنفرانس برای سخنرانی یک نفر که رهبری جلسه را بر عهده دارد و با دیگران صحبت می کنند ، استفاده می شود. بهترین نوع جلسه اتاق کنفرانس متمرکز بر آموزش یا ارائه می باشد.
ممکن است متوجه شوید که جلسات شما در یک اتاق بسیار مشکل دارد و احساس تولید محتوا نمی کنید. این بدان معنا نیست که جلسه شما مشکل دارد بلکه به سادگی می توانید محل برگزاری جلسه  خود را تغییر دهید. اگر به دنبال یک فضای مناسب برای برگزاری جلسه هستید ، یک سالن کنفرانس ممکن است بهترین مکان باشد.

اتاق های جلسات برای چه مواردی استفاده می شوند؟

اتاق های جلسات برای گروه های کوچکتر از افرادی که قصد همکاری یا را دارند ، در نظر گرفته می شود. ممکن است برخی از فناوری های اساسی در یک اتاق جلسات موجود باشد ، اما این مکان عمدتا برای تسهیل کار و گفتگو بین فردی می باشد.
بسیاری از افراد فکر می کنند یک اتاق کنفرانس بزرگ دقیقاً همان چیزی است که برای جلسه خود به آن احتیاج دارند ، اما اگر فقط دو یا سه نفر در آن شرکت می کنند و شما باید به عنوان یک تیم با هم کار کنید ، چرا روند کار را در یک سالن کنفرانس بزرگ پیچیده کنید.

۰/۵ (۰ Reviews)

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *