کلمه تجهیز به معنای کامل کردن و آماده سازی است. حال اگر بخواهیم از تجهیزات سالن کنفرانس سخن بگوییم باید بدانید در ابتدا یک سالن چه تجهیزاتی دارد و چگونه باید این تجهیزات را فراهم کنیم. مهم‌ترین مواردی که در یک اتاق همایش یا کنفرانس برای ما حائز اهمیت است، تجهیزاتی مانند صوت، تصویر و اتصالات دیگری از این قبیل می‌باشد. در سال‌های اخیر تجهیزات صوتی و تصویری زیادی وارد بازار شده‌اند و از لحظه ورود افراد بسیاری را تحت تاثیر خود قرار داده‌اند، به گونه‌ای که در حال حاضر جز مهمی از هر کنفرانس را تشکیل می دهند. می‌توان گفت امروزه دیگر شرکت یا سازمانی نیست که به فکر تجهیز سالن کنفرانس خود نباشد، چراکه انجام این کار اجرا کنفرانس و همایش‌ها را ساده‌تر نموده و درک بهتری به مخاطب می‌دهد.
چرا باید تجهیز سالن کنفرانس را انجام دهیم؟
وجود تجهیزات به نظم جلسه یا کنفرانس شما کمک نموده و شما می‌توانید جمعی از کارمندان یا مخاطبان خود را تحت کنترل خود داشته باشید. با در اختیار داشتن یک سیستم کنفرانس شما قادرید وقایع را ثبت و ضبط نموده، شرکت کنندگان حاضر در جلسه را کنترل کرده و متن مورد نظر خود (که اکثرا به صورت پاورپوینت می‌باشد) را به نمایش بگذارید.
مهم‌ترین تجهیزات سالن همایش شامل چه مواردی ست؟
دوربین
دوربین جزو تجهیزات لازم در هر سالن کنفرانس به شمار می‌رود و برای ثبت رویدادها و حفظ نمودن مطالب مهمی که در جلسات ارائه می‌شود مورد استفاده قرار می‌گیرد. این دوربین‌ها اغلب به صورت پایه‌دار هستند و می‌توانند بدون نیاز به فیلم‌بردار تصویر برداری را انجام دهند. به این عمل اتو ترک نیز می‌گویند.
میکروفن کنفرانس
صدا یکی از مهم‌ترین بخش‌های ارتباطی است و کیفیت صدا و واضح بودن آن می‌تواند نقش به سزایی در جلب و رضایت مخاطب داشته باشد. اکثر میکروفن هایی که در سالن‌های همایش استفاده می‌شوند به صورت رو میزی می‌باشند. در انتخاب یک میکروفون رومیزی خوب و کارآمد باید به نکاتی مانند کاهنده نویز و قابلیت جا به جایی آن توجه کنیم. هم چنین زیبایی میکروفن می‌تواند یکی از عوامل مهم در هر کنفرانس و همایش باشد و می‌تواند نمایی شیک و رسمی به سالن ما ببخشد.
سوالی دارید؟ مشاوره دریافت کنید.
سوالی دارید؟ مشاوره دریافت کنید.
استفاده از نمایشگر تجهیز سالن کنفرانس
نمایشگر را می‌توان یکی از اصلی‌ترین و ضرورترین تجهیزات سالن کنفرانس دانست. داشتن یک مانیتور و نمایشگر به دو دلیل می‌تواند برای شما الزامی و کارآمد باشد. مورد اول این که نمایشگر جلوه‌ای خاص و زیبا به محیط کاری شما می‌بخشد و مورد دیگر آنکه می‌توانید با استفاده از یک مانیتور دیواری با کیفیت ویدئو کنفرانس‌ها را به نمایش بگذارید و از اجرای یک کنفرانس عالی و تاثیرگذار لذت ببرید.
ویدئو پروژکتور
نکته مهمی که باید بدانید این است که نمایشگر می‌تواند برای جلسات و کنفرانس‌های کوچک مفید واقع شود اما برای کنفرانس و جلساتی که تعداد افراد بیشتری حضور دارند باید از ویدئو پروژکتور استفاده نمایید. این را هم باید بدانید که ویدئو پروژکتورهای امروزی از امکانات پیشرفته‌تری برخوردارند و می‌توانند در سهولت کار به شما کمک کنند. اغلب این پروژکتورها نیازی به تاریک شدن محیط ندارند و می‌توان کنترل پرده را به راحتی در دست گرفته و آن را بالا و پایین کنید.
پنل رومیزی VSP
یکی دیگر از وسایلی که در تجهیز سالن کنفرانس از آن استفاده می‌شود پنل رومیزی vsp است. این وسیله هم بسیار کاربردی بوده و اکثرا در جلسات، همایش‌ها و کنفرانس‌ها از آن استفاده می‌شود. از کاربردهای این پنل می‌توان به قابل استفاده بودن آن در کلاس‌های درسی و اتاق مدیریت اشاره نمود. همچنین با استفاده از پنل رومیزی VSP در کنفرانس‌ها شما قادر خواهید بود صدا و تصویر را به وسیله لپ تاپ یا هر دستگاهی که خروجی صدا و تصویر دارد، با سایرین به اشتراک بگذارید.
صوت جانبی و اسپیکر سالن کنفرانس
با توجه به فضای بزرگ اتاق کنفرانس باید از یک سیستم صوت برای پخش صدا استفاده نمود. کیفیت و وضوح صدا در یک اتاق کنفرانس به صوت جانبی آن بستگی دارد و معمولا اتاق‌های کنفرانسی که از سیستم صوتی خوبی برخوردار نیستند، نمی‌توانند نیاز مخاطب را به خوبی برطرف نمایند. اجزای تشکیل دهنده این سیستم شامل موارد زیر می‌باشد:
- آمپلی فایر برای تقویت صدا و ارسال آن به بلندگو
- بلندگوهایی که در سالن نصب خواهند شد
- نصب یک میکروفن بی‌سیم برای کسانی که به کنسول رومیزی دسترسی ندارند
- برای تنظیم حجم صدا و ورودی‌هایی مانند میکروفن و دی وی دی هم باید از یک میکسر استفاده نماییم.
بالابر مانیتور یا لیفت مانیتور
اغلب لیفت‌های مانیتور با نام آسانسور مانیتور، مانیتور میز کنفرانس و … شناخته می‌شوند. حال می‌خواهیم بدانیم کار اصلی این دستگاه چیست و چرا باید از آن در تجهیز سالن کنفرانس استفاده نماییم.لیفت مانیتور همان طور که از نامش پیدا است عمل نصب یا پنهان نمودن مانیتور درون میزهای کنفرانس را بر عهده دارد. در صورت نیاز، کاربران می‌توانند این مانتیورها را از درون لیفت‌ها خارج نموده و تصاویر را مشاهده کنند. همچنین در مواقعی که نیازی به مانیتور ندارید برای جلوگیری از شلوغی و زیبایی محیط می‌توانید آن را در درون میز کنفرانس جای دهید.
نکات مهم که قبل از خرید تجهیزات کنفرانس باید به آن‌ها دقت کنیم
- برای خرید تجهیزات تا چه مقدار می‌توانید هزینه کنید؟ تجهیز سالن کنفرانس ارزان نخواهد بود
- از این رو اگر بودجه کمی برای انجام این کار دارید ابتدا خرید دستگاه‌ها و وسایل ضروری را در الویت خود قرار دهید.
- توجه داشته باشید که باید متناسب با فضای محیط مورد نظر خود تجهیزات خریداری کنید.
- توجه به زیبایی و شیک بودن سالن کنفرانس و تجهیزات آن بسیار مهم بوده و تاثیر مثبتی در بازده کاری شما دارد.
سوالی دارید؟ مشاوره دریافت کنید.
سوالی دارید؟ مشاوره دریافت کنید.
اگر تجهیزات سالن همایش بی‌کیفیت باشد چه اتفاقی می‌افتد؟
- عدم رضایت کاربر و مشتری از بی‌نظمی جلسه
- بی‌کیفیت بودن صدا و تصویر و بازخورد بد بر عملکرد جلسه
- تیره و تار بودن تصویر روی ویدئو پروژکتور
- نارسایی و نویز بر روی صدا و موارد دیگری از این قبیل
- ضعیف بودن پنل مدیریت و ازدحام در سالن
- نامرتب و آشفته دیده شدن میز کنفرانس
